Superheld van het MKB: de algemene voorwaarden

Als ondernemer ben je waarschijnlijk constant bezig met het runnen van je zaak, het tevreden houden van je klanten en het bijhouden van de administratie. Dat is een dagtaak op zich. Maar heb je al eens stilgestaan bij het belang van goede algemene voorwaarden? Deze ogenschijnlijk saaie juridische tekst kan namelijk jouw onzichtbare superheld zijn in de dagelijkse bedrijfsvoering.

Gebakken peren

Laten we eerlijk zijn: niemand wordt enthousiast van het lezen of opstellen van algemene voorwaarden. Toch zijn ze cruciaal voor je onderneming. Een mooi voorbeeld is dat van een lokale cateraar. Door afspraken over annuleringsvoorwaarden op te nemen in zijn algemene voorwaarden, wist hij een potentieel verliesgevende situatie om te buigen naar een win-win. Toen een grote klant op het laatste moment een bestelling wilde annuleren, kon de cateraar verwijzen naar zijn voorwaarden. In plaats van een volledige annulering, werd er een compromis bereikt: de helft van de bestelling werd afgenomen voor een ander evenement en voor het resterende deel werd een redelijke vergoeding betaald. Zo behield de cateraar een goede relatie met de klant, zonder zelf met de gebakken peren te zitten. Letterlijk.

Conflicten voorkomen?

Goed opgestelde voorwaarden kunnen je aansprakelijkheid beperken en juridische conflicten voorkomen. Het geeft duidelijkheid: zowel jij als je klanten weten beter waar je aan toe bent. Verder kun je zaken regelen die niet dwingend in de wet zijn opgenomen -en in jouw voordeel kunnen worden bepaald- zoals vooruitbetaling of eigendomsvoorbehoud. En algemene voorwaarden helpen je tijd te besparen doordat je niet bij elke transactie opnieuw hoeft te onderhandelen over de details.

Wat als het misgaat...?

Baudine begon in januari 2023 enthousiast met haar eigen webshop. Ze verkocht handgemaakte sieraden. Ze had eventjes nagedacht over algemene voorwaarden, maar het leek haar te duur. Alles liep op rolletjes, totdat een klant een schadeclaim indiende omdat een ketting gebroken was en daarbij een dure designerjas had beschadigd. Zonder algemene voorwaarden stond Baudine zwak in haar verweer. Ze moest uiteindelijk niet alleen het aankoopbedrag terugbetalen, maar ook de schade aan de jas vergoeden. Een kostbare les die met goede algemene voorwaarden voorkomen had kunnen worden.

Goedkoop is duurkoop

We zien nog weleens dat MKB'ers ervoor kiezen om zelf algemene voorwaarden op te stellen, maar het inschakelen van een juridisch expert is vaak verstandiger en het hoeft helemaal niet zo duur te zijn. Een nieuwe set algemene voorwaarden kost gemiddeld 1500 euro. En dat is heel wat minder dan het bedrag wat Baudine moest betalen aan schadevergoeding. Goedkoop was in dit geval dus duurkoop.

Van papier naar praktijk

Als je eenmaal goede algemene voorwaarden hebt, is het ook nog een kunst om ze juist toe te passen. Let daarom altijd goed op dat je de algemene voorwaarden van toepassing verklaart op de te sluiten overeenkomst. Alleen de voorwaarden meesturen is niet genoeg, je moet er duidelijk naar verwijzen. Stuur ze ook mee met je offertes want je moet ze van toepassing verklaren voordat je de overeenkomst sluit. Als je de offerte digitaal verstuurt kun je  een elektronische link naar de algemene voorwaarden op je website, toevoegen. Belangrijk is dan wel dat ze te downloaden zijn. Verder moet de andere partij actief akkoord gaan met jouw voorwaarden, bijvoorbeeld door een vinkje te zetten bij online aankopen.

Ter hand stellen

Een ander belangrijk vereiste is dat de algemene voorwaarden 'ter hand gesteld' moeten worden. Dat klinkt wat ouderwets en de wetgever heeft dus inmiddels ook bepaald dat je ze gewoon via de elektronische weg mag meesturen, maar waar het hier om gaat is dat jouw klanten de voorwaarden kunnen inzien vóór het sluiten van de overeenkomst. Bij online transacties betekent dit dat ze eenvoudig te vinden en te downloaden/printen moeten zijn. Let ook altijd op dat, mocht de andere partij zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren, jij die expliciet afwijst. Bij strijdige algemene voorwaarden, de zogenaamde 'battle of the forms', geldt over het algemeen dat de voorwaarden die als eerste van toepassing zijn verklaard, geldig zijn.  Als je ze beiden op hetzelfde moment van toepassing verklaart, dan zijn ze beiden niet van toepassing.

Van toepassing verklaren

Waarom we zo hameren op dat correct ter hand stellen is omdat dit nogal eens misgaat. Dat werd onder andere pijnlijk duidelijk in de zaak First Data/Attingo uit 2011. First Data had haar algemene voorwaarden alleen op internet beschikbaar gesteld, zonder haar klant Attingo daar actief op te wijzen. De Hoge Raad oordeelde dat dit onvoldoende was om aan de informatieplicht te voldoen. First Data had Attingo een redelijke mogelijkheid moeten bieden om van de voorwaarden kennis te nemen, bijvoorbeeld door ze actief te verstrekken of er duidelijk naar te verwijzen. Deze uitspraak benadrukt dat het passief beschikbaar stellen van voorwaarden, zonder de wederpartij er actief op te wijzen, niet volstaat. Als ondernemer moet je dus proactief zijn in het onder de aandacht brengen van je voorwaarden bij klanten.

Ter hand stellen (vervolg)

Stel nou dat je dat proactief informeren hebt nagelaten, ben je dan bij voorbaat kansloos? Nee, niet per se. Er is namelijk een uitzondering. In een latere zaak uit 2022 zagen we namelijk dat zelfs als de voorwaarden niet ter hand zijn gesteld, ze soms toch van toepassing kunnen zijn.

Waar ging het om? Een verkoper van grondstoffen voor diervoer verwees in zijn verkoopbevestiging naar de algemene (branche)voorwaarden. Toen er een geschil ontstond, probeerde de koper de voorwaarden te vernietigen omdat ze niet ter hand waren gesteld. Het hof en later de Hoge Raad oordeelden echter dat de koper de voorwaarden niet kon vernietigen omdat de directeur van het kopende bedrijf net een cursus had gevolgd waarin de branchevoorwaarden waren behandeld. Hierdoor werd het bedrijf geacht bekend te zijn met de voorwaarden, ook al had de verkoper ze niet actief verstrekt. (Hoge Raad, 11 november 2022, ECLI:NL:HR:2022:1599) Dit voorbeeld laat zien dat bekendheid met de voorwaarden, zelfs als die niet door de gebruiker zelf zijn gecreëerd, voldoende kan zijn om vernietiging te voorkomen. Dit kan ook relevant zijn als je vaker met dezelfde partij zaken doet en de andere partij al door eerdere deals op de hoogte was van jouw algemene voorwaarden. Mocht er dan een keer iets misgaan met de ter hand stelling, dan kun je proberen terug te vallen naar het argument dat de klant allang op de hoogte was van jouw voorwaarden. Maar weet wel, dit is een laatste redmiddel. In dit digitale tijdperk is het immers veel makkelijker (en verstandiger) om gewoon telkens de algemene voorwaarden toe te sturen die je op de opdracht/overeenkomst van toepassing hebt verklaard.   

Vangnet

Goede algemene voorwaarden zijn dus als een degelijk vangnet onder al je afspraken. Je hoopt ze nooit nodig te hebben, maar als het erop aankomt, zijn ze onmisbaar. Ze geven je de vrijheid om met een gerust hart te ondernemen, wetende dat de basis van je zakelijke relaties goed is geregeld.

Femmetje de Wind is schrijver, columnist en advocaat bij ABC Legal. Voor civielrechtelijke juridische vragen, kun je contact opnemen met de specialisten van ABC Legal. Wij staan je waar nodig met raad en daad terzijde.